2015
12май
Положение об отделе общего и особого делопроизводства
 

УТВЕРЖДАЮ
Прокурор Архангельской области

государственный советник
юстиции 2 класса

В.А. Наседкин

12.05.2015

ПОЛОЖЕHИЕ
об отделе общего и особого делопроизводства

1. Общие положения

Отдел общего и особого делопроизводства (далее - отдел) является самостоятельным структурным подразделением прокуратуры Архангельской области.

В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 17.01.1992 № 2201-1 ФЗ (в ред. от 17.02.2015) «О прокуратуре Российской Федерации», указами Президента Российской Федерации, Постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, регулирующими вопросы защиты государственной тайны и обеспечения режима секретности, Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, утвержденной приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450 (далее — Инструкция по делопроизводству), иными законодательными актами, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации, прокурора области, Регламентом прокуратуры области и настоящим Положением.

В соответствии с компетенцией, в целях решения возложенных задач отдел взаимодействует со структурными подразделениями прокуратуры области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти области.

2. Основные задачи отдела

Организация делопроизводственного обслуживания работников прокуратуры области.

Обеспечение защиты государственной тайны в подразделениях прокуратуры области. Организация и контроль деятельности структурных подразделений по обеспечению режима секретности, организация и ведение секретного делопроизводства.

Качественное и своевременное рассмотрение обращений по вопросам делопроизводства, заданий, поручений вышестоящих прокуратур,  исполнение которых относится к компетенции отдела.

Организация архивной работы в прокуратуре области и подчиненных прокуратурах в соответствии с законодательством по архивному делу, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации.

Проведение учебно-методических мероприятий по повышению квалификации прокурорских работников, других работников в области делопроизводства.

3. Структура отдела

Руководство деятельностью отдела  осуществляет начальник отдела, назначение на должность которого согласовывается с РУФСБ России по области.

В отделе устанавливаются должности заместителя начальника отдела, ведущего специалиста, старших специалистов 1 разряда, специалистов 1 разряда, старших инспекторов-делопроизводителей, которые комплектуются работниками, имеющими необходимые для работы в этой сфере  квалификацию и деловые качества. Работники, к компетенции которых относится организация и ведение секретного делопроизводства, имеют допуск к сведениям, составляющим государственную тайну.

Должностные обязанности работников отдела определяются  должностными регламентами федеральных государственных гражданских служащих, распоряжением о распределении обязанностей, утверждаемым заместителем прокурора области и настоящим Положением.

Руководители отдела несут персональную ответственность за организацию работы отдела, состояние контроля за осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях аппарата и подчиненных прокуратурах, работники отдела — за надлежащее исполнение служебных обязанностей, использование печатей и штампов, их сохранность, обоснованность применения.

4. Функции отдела

Осуществление своевременной, соответствующей требованиям Инструкции по делопроизводству обработки поступающих документов, их регистрации, отправки, учетно-справочной работы по документам.

Обеспечение своевременного рассмотрения и подготовки для доклада руководителям прокуратуры области поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов.

Контроль за прохождением, оформлением, исполнением документов в установленные сроки в структурных подразделениях прокуратуры области.

Организация копирования, оперативного размножения документов, разработка бланков документов.

Разработка номенклатуры дел, обеспечение надлежащего формирования, хранения дел, оперативного использования имеющейся в них информации.

Обеспечение контроля за защитой государственной тайны, обеспечения режима секретности, соблюдения установленного порядка работы с секретными документами в прокуратуре области, ведение секретного делопроизводства;

ведение учета нарушений режима секретности, проведение служебных расследований в случае утраты или хищения документов, а также по фактам разглашения сведений, составляющих государственную тайну;

проведение инструктажа работников, допущенных к государственной тайне;

разработка номенклатуры должностей, оформление допуска к государственной тайне;

ведение учета печатей, штампов, ключей от cейфов, контроля за правильностью их хранения и учета.

Организация, контроль, методическое руководство общим и особым делопроизводством, архивным делом в прокуратурах городов, районов, межрайонных и специализированных прокуратурах, разработка организационно-распорядительных документов в сфере делопроизводства, ведение аналитической работы.

Выполняет иные функции, связанные с организацией и ведением общего и особого делопроизводства.

5. Полномочия отдела

Отдел имеет право:

осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в прокуратурах городов, районов, межрайонных и специализированных прокуратурах;

требовать от руководителей структурных подразделений и горрайспецпрокуроров выполнения установленных правил работы с документами;

запрашивать от структурных подразделений, горрайспецпрокуратур сведения, необходимые для работы;

проводить проверки организации документационного обеспечения в структурных подразделениях, горрайспецпрокуратурах, доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений, горрайспецпрокуроров для принятия мер; 

получать в ходе служебных проверок от работников на имя прокурора области письменные объяснения по фактам нарушения правил делопроизводства, нарушений режима секретности;

возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

по результатам проверок, анализа, обобщений состояния делопроизводства вносить предложения прокурору области о привлечении к дисциплинарной ответственности, иным видам ответственности должностных лиц аппарата прокуратуры области, горрайспецпрокуратур  по фактам нарушения ими установленных правил работы с документами;

участвовать в обсуждении руководством прокуратуры области вопросов, касающихся состояния работы с документами, совершенствования форм и методов работы с ними;

вносить на рассмотрение прокурора области предложения о назначении, перемещении, увольнении работников отдела, их поощрении, привлечении к ответственности;

вести в установленном порядке переписку с другими учреждениями и организациями по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

Отдел несет ответственность за:

обеспечение в соответствии с требованиями федерального законодательства и организационно-распорядительных документов Генерального прокурора Российской Федерации, прокурора области делопроизводственного обслуживания работников  прокуратуры области;

соблюдение работниками отдела правил внутреннего трудового распорядка прокуратуры области;

сохранность и обоснованность использования печатей, штампов, ключей от сейфов, металлических шкафов в структурных подразделениях прокуратуры области;

выполнение поручений руководства прокуратуры области, рассмотрение в установленном порядке заявлений и обращений граждан.

6. Взаимодействие отдела со структурными подразделениями

При решении возложенных задач отдел взаимодействует со структурными подразделениями по вопросам документационного обеспечения работы подразделений;

с отделом кадров по вопросам подбора, расстановки работников отдела, повышения их квалификации, соблюдения требований служебного распорядка, трудовых прав работников, осуществления мероприятий по их допуску к государственной тайне, его переоформлении, прекращении, оформлении доплаты за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;

с отделом планирования, труда, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, отделом материального, технического обеспечения, эксплуатации зданий и транспорта по вопросам обеспечения отдела средствами организационной, вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, финансирования работ и ввода в эксплуатацию в горрайспецпрокуратурах  режимных помещений для хранения носителей сведений, составляющих государственную тайну, возмещения затрат на медицинское обслуживание, проезд в отпуск, соблюдения иных трудовых прав работников отдела в пределах предоставленной компетенции;

с отделом информационных технологий, обеспечения информационной безопасности по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации, обеспечения бесперебойной работы автоматизированной системы ведомственного документооборота АИК «Надзор», системы электронного документооборота ИСОП, иного программного обеспечения в органах прокуратуры, использования для осуществления секретных работ средств вычислительной техники и проведения аттестации режимных помещений на пригодность к осуществлению этих работ.

7. Делопроизводство

Делопроизводство в отделе осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450, Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 № 3-1.

Положение, утвержденное прокурором области 10.06.2011, считать утратившим силу.